Control de proyectos con Power BI
Una parte de la gestión de proyectos implica la consolidación de una gran cantidad de información para obtener una visión general del progreso del proyecto. El objetivo es facilitar un seguimiento rápido y comprensible.
En este artículo, quiero mostrarte un ejemplo de un panel de control de un proyecto de construcción de un centro comercial y hotel.
En términos de tecnología, la información proviene de la base de datos de Primavera P6, conectada a través de SQL Server a Power BI. Power Query procesa y ordena los datos antes de integrarlos al modelo. Para una explicación más detallada sobre este proceso, te invito a leer esta entrada donde lo explico más a detalle.
Veamos ahora las partes del informe:
Primera Página: Resumen del Proyecto
- Duración del Proyecto: En la esquina superior izquierda, observamos dos gráficos circulares que representan la duración del proyecto en días y el trabajo completado. Proporcionan una visión rápida del tiempo esperado y el progreso actual.
- Costo Total Presupuestado por Áreas: Justo debajo, otro gráfico desglosa los costos en diferentes áreas del proyecto, permitiendo visualizar la distribución de recursos.
- Fecha de Inicio y Fin Estimado: A la derecha, se muestra la fecha de inicio, la estimada de finalización y el % completado, indicando el avance del cronograma.
- Avance por Áreas: En la parte media derecha, una sección muestra el progreso en diferentes áreas, identificando rápidamente cualquier área rezagada.
- Curva de Avance (Curva S): Justo debajo, un gráfico lineal muestra la Curva S, destacando el progreso acumulado a lo largo del tiempo para identificar tendencias y posibles retrasos.
- Estado Cantidades: Otra tabla compara las cantidades de hormigón planificadas con los datos actuales, identificando desviaciones del plan original.
- Avance Físico: En la parte inferior derecha, un gráfico circular grande muestra el avance físico en metros cúbicos y porcentajes, brindando una representación visual del progreso físico.
Segunda Página: Plan Maestro
- Gráfico de Barras 3D: Muestra visualmente el progreso de cada área, identificando rápidamente áreas según lo planeado y aquellas que pueden necesitar atención adicional.
- Avance por Áreas: Una tabla detalla el porcentaje de finalización y presupuesto gastado en cada área, ofreciendo insights sobre cómo se gasta el presupuesto.
- Costo Total Presupuestado por Áreas: A la derecha, un gráfico circular muestra la asignación de presupuesto para cada área, proporcionando una comprensión visual de la distribución del presupuesto.
Tercera Página: Comparación Curvas de Avance
- Presupuesto Semanal y Suma de Costo Total Presupuestado por Fecha: Un gráfico combinado de barras y líneas indica el progreso del presupuesto a lo largo del tiempo.
- Suma de % HH Acumuladas y Suma de %AC por Fecha: Un gráfico de áreas muestra el porcentaje acumulativo de horas hombre y actividades completadas, permitiendo visualizar el progreso del proyecto en estos aspectos.
Esta herramienta, en su conjunto, tiene varias funciones clave:
En primer lugar, sirve como una herramienta centralizada para supervisar y evaluar el progreso del proyecto en tiempo real.
Proporciona una visión general de la duración del proyecto, los costos involucrados y el avance en áreas específicas. Esto permite a los interesados en el proyecto identificar rápidamente cualquier desviación de los objetivos establecidos y tomar medidas correctivas según sea necesario.
Además, se facilita la toma de decisiones informadas al proporcionar datos precisos y actualizados.
Los gráficos y tablas presentes en el panel permiten a los interesados comprender fácilmente el estado actual del proyecto y tomar decisiones estratégicas basadas en esa información.
Por ejemplo, si un área específica del proyecto está rezagada en términos de avance, los gerentes pueden asignar recursos adicionales o ajustar el cronograma para garantizar que el proyecto avance según lo planificado.
Beneficios clave del uso de Power BI:
- Mejora la comunicación y la colaboración entre los diferentes actores del proyecto.
- Permite tomar decisiones informadas y estratégicas basadas en datos precisos y actualizados.
- Ayuda a identificar y solucionar problemas de forma proactiva.
- Reduce costos y mejora la eficiencia del proyecto.
- Facilita el seguimiento del progreso y el cumplimiento del cronograma y presupuesto.
Recomendaciones:
- Implementar un panel de control en todos las etapas del proyecto.
- Capacitar a los participantes del proyecto en el uso de la herramienta.
- Personalizar un panel de control para adaptarlo a las necesidades específicas de cada proyecto.
- Utilizar un panel de control como una herramienta para la mejora continua del proceso de gestión de proyectos.
